浅论如何提高地方专业年鉴编纂综合质量
黄 丽
现代意义上的年鉴起源于欧洲,最早出现在英国,至今约有400年的历史。中国则是到了近代才开始有年鉴出版。现在全国究竟有多少种年鉴,很难有准确的统计。2003年12月,华艺出版社出版的北京志鉴书刊研究院李维民、肖东发先生主编的《中国年鉴概览》共收录了自1909年我国出版第一本中文年鉴以来到2003年底,全国出版的各类年鉴2487种。其中,收录1909~1949年间的年鉴207种,1950~2003年间的年鉴2280种。这2280种年鉴大致分为:编、译的世界和外国年鉴40种;全国性综合与专业年鉴344种;各省、市、县综合与专业年鉴1288种;各种统计年鉴344种;企业年鉴190种;学校年鉴74种。而这两千余种年鉴中,由地方志系统编纂出版的达1300多种之多。
纵观近百年来的年鉴发展史,地方专业年鉴同综合年鉴一样也大致经历了“初创、缓慢、快速、持续”四个发展时期。每个时期,地方专业年鉴都在其中扮演着重要角色,其中不乏名品佳作。其一,地方专业年鉴具有浓郁地方专业特色性、专业资信富聚性等自身独有特性;其二,地方专业年鉴是全面深入了解、研究某一地区某一专业(行业)的重要资料性工具书。可以说,地方专业年鉴是地方专业(行业)“三个文明”建设的重要载体,是推进地方专业(行业)先进文化建设的重要阵地。
不过,从历史发展的角度看,我国的年鉴事业还处于成长期,尚未完全成熟,还需要不断开拓创新,进一步增加品种,提高质量。专业年鉴也不例外。如何创新专业年鉴的内容和表现形式,全面提高编纂出版质量,需要我们大家放在重要的地位来思考与实践。只有这样,地方专业年鉴事业才能在当前文化体制大改革、文化产业大调整中保持持续健康发展。
如何提高地方专业年鉴编纂综合质量,我结合自己在工作实践中的体会发表如下几点粗浅的看法,与大家共同交流。
一、明确编纂宗旨,找准读者定位
(一)明确编纂宗旨
编纂出版地方专业年鉴,编纂者首先必须清楚为何而编的问题。近几年,中国地方志指导小组(以下简称中指组)明确提出今后地方志工作要围绕“修志编鉴”这个中心开展国情(地情)资料的收集、整理、出版、研究、利用等。要充分认识到年鉴工作是地方志工作的重要内容和有机组成部分,是为续修方志工作做准备、打基础。要求各级地方志机构一定要增强责任意识,进一步切实抓好年鉴工作。全国出台的首部地方性地方志法规——《四川省地方志工作条例》也明确将年鉴工作纳入地方志工作的范畴。
《四川交通年鉴》创办于1987年。尽管创办的时候,中指组没有规定编年鉴,省地方志编委会也没有要求编年鉴,《四川省地方志工作条例》更未出台,但是四川省交通厅党组就提出编辑出版年鉴,并明确指出“要为四川交通建设服好务,为编史修志服好务”,达到“为各级领导了解情况,提供决策依据;为人们总结过去,分析现状,探索未来,提供借鉴;为横向联系,对外开放,提供信息;为广大读者了解和研究四川交通,提供资料;为进行社会主义、爱国主义和革命传统教育,提供生动丰富的教材;为编史修志积累宝贵的史料”的目的。《四川交通年鉴》的这一办刊宗旨,自始至终都是我们的行动纲领和工作指南。多年实践证明,始终不渝地贯彻自己的办刊宗旨,不仅达到了“为四川交通实现新跨越服好务”和为第二轮修志服好务的目的,而且由于坚持改革创新,办出了自己的特色,得到广大读者的认可,取得了较好的经济和社会效益,促进了单位走上良性发展的轨道。
按照党的十七届五中全会关于“推动文化大发展大繁荣,提升国家文化软实力”要求,以及中共中央、国务院《关于深化文化体制改革的若干意见》的精神,结合地方志工作的实际,地方专业年鉴的编纂宗旨应确立为“三为”,即为社会服务、为行业发展服务、为编史修志服务。
(二)找准读者定位
1.考虑年鉴的特性
年鉴是系统汇辑上一年度重要的文献信息,逐年编纂连续出版的资料性工具书。它是公开出版物,读者具有社会广泛性。以专业性较强的英国简氏兵武器系列年鉴为例,它的读者定位不仅仅是世界各国的军事情报人员,而是包括各国兵武器设计、生产、经营、使用者和广大的兵武器知识爱好者在内的各界人士。这样的读者定位,自然使年鉴走上专业性和普及性相结合的道路。这是该年鉴成功发行到160多个国家,成为当今世界上雅俗共赏的高品位年鉴的关键所在。这不仅值得我们每家专业年鉴所学习和借鉴,更是我们努力奋斗的目标。
2.考虑年鉴生存与发展的现实性
既不能脱离实际盲目乐观,又不能只顾眼前裹脚不前。至少要考虑两方面的因素:一方面要考虑编纂机构的性质,同时考虑真实印量和估算印量。所谓真实印量,就是创办以后,经过一定时期的实践,能够掌握的赠阅和对外发行的基本数量。例如,《四川交通年鉴》1987年创刊时的印量为4000册,至2006年已创办20年,印量最多为5000册。所谓估算印量,就是刚创办和创办不久的,以及可能转制须面对市场而其读者需求量不明朗需加以估算的数量。全国二千余种年鉴中,印量上万册的屈指可数,国家级、省级和部分城市年鉴印量在5000~10000册之间,部分城市年鉴和绝大多数区县年鉴的印量在2000册左右。由此可见,全国年鉴的印量(读者群)不仅较小,而且受年鉴地域、类别和质量的影响。另一方面,要考虑如何通过增强自主创新能力,不断提高年鉴的编纂综合质量以扩大读者群,最终实现社会效益和经济效益的统一。
鉴于此,地方专业(行业)年鉴的读者定位,我认为应该二者兼顾,走专业性和普及性相结合的道路,实现读者多元化。具体而言主要有:本系统的有关领导及相关人员,有关部门和单位的领导及相关人员,研究人员,教育工作者和学生,史志年鉴工作者,业余爱好者。
如此定位,就要求专业年鉴不能仅仅为纯专业人士而编,而应该为广大读者着想。这就需要注意三个方面的问题:一是注重实用性,以满足读者的实际需要;二是注重客观性,不能愚弄读者;三是注重普及性,慎用缩语和简称,尽量避免太专的名词术语,要让普通读者都能看得懂。
二、搞好框架设计,强化组稿力度
(一)搞好框架设计
年鉴的框架是全书内容和结构的总体设计,是年鉴的基本结构。编纂年鉴首先要精心设计框架,通过框架设计,贯彻年鉴体例,框定全书的内容范围和选材方向,分门别类地确定资料的归属和层次。可以说,框架设计的质量,决定着一部书的成败。
从目前出版的专业年鉴看,框架设计雷同化问题较为严重,缺乏个性和特色。要创新年鉴,使自己的年鉴具有风格、成为品牌,首先要确保框架设计具备“五性”、突出“四特”。
1.具备“五性”
全面性。年鉴要反映对应领域的基本情况,其框架设计必须做到全面周到。一是基本内容不缺项。年鉴基本内容包括四大部分:
①综合情况。如年鉴中的“概况”或“综述”、“特载”部类。
②动态信息。通过对信息资料分门别类,设立若干类目进行反映。这一部分是年鉴内容的主体。
③辅助资料。包括“大事记”、“政策法规选编”、“统计资料”和“附录”等部类。其特点具有实用性和便览性,是对主体内容的重要补充。
④检索系统。一般由目录(中英文)、索引(按主题分析法用音序和笔画编排)、书眉等构成。这四个方面的内容是年鉴框架的四大支柱,缺一不可。但就目前出版的专业年鉴来看,部分年鉴框架结构缺项的情况还较为严重。二是对应领域的基本情况不遗漏。如《四川交通年鉴》需反映交通基础设施建设、运输生产、管理、科技教育文化、精神文明建设等方面的内容。
系统性。它包括三个方面:一是各栏目领属关系得当;二是基本栏目保持不变;三是资料要纵横可比。
逻辑性。要求横向栏目系并列关系,纵向栏目系领属关系。当然,有些特色栏目可突破此限制。
简约性。在结构完整、比例合理的基础上,减少交叉和重复。
准确性。标题能让读者一目了然。一是忌随意简化,意思模糊;二是忌外延过大或过小,与内容不符。
2.突出“四特”
专业特点。反映本专业、本行业、本部门所独有的、特有的事物。
地域特色。反映当地所独有的、特有的事物。从当地的自然环境、历史文化和经济社会发展特点出发,抓住地方的强项和独特之处,设计出颇具地域特色的框架。如《上海文化年鉴》设计了“文化艺术节庆”栏目,记述了所举办的中国国际艺术节、上海艺术博览会、上海国际电影节、上海电视节等内容;2005增设了“长三角文化合作与发展”栏目。
时代特征。反映一个特定时期所独有的、特有的事物。如交通年鉴记述的高速公路建设。因为中国高速公路始建于八十年代,它是公路交通高度发展的必然产物,是公路现代化的主要标志,也是一个国家或一个地区现代化的重要标志之一。再如财政税务年鉴记述的财税体制改革。因为在经济体制改革方面,是以财税体制的改革为先行的。这些都是某个时期具有代表性的新事物,要及时如实反映在年鉴中。
年鉴特性。反映年鉴作为逐年编纂连续出版的资料性工具书的特性。它既非史书,也非志书,更非可读性很强的休闲类、娱乐类读物。
(二)强化组稿力度
组稿是年鉴工作的第二步,是贯彻框架设计意图的第一步。如果说年鉴是一个工程,框架设计是夯基础,组稿则是准备材料和选择材料。基础打好了,材料多少、质量优劣至关重要。因此,必须利用各种有利条件和资源,采取各种有效措施和方式,来强化组稿工作力度,提高组稿水平和效率。
1.充分利用行政手段建立畅通的组稿网络
通过主管机关实行目标管理。四川省交通厅从2001年就将史志年鉴工作纳入目标管理,由厅史志总编室代厅进行考核。主要考核内容有:一是“一纳入,五到位”情况;二是编写任务完成情况;三是文稿和图片的质量情况;四是交稿时间情况。这样,不仅可以建立畅通的组稿网络,而且可以通过增强其责任心,在一定程度上保证稿件的数量、质量和交稿时间。
2.充分发挥主观能动性进行组稿
组稿不是简单意义上的催稿,而应该充分发挥主观能动性。虽有目标管理这样较为刚性的措施作保障,但也不能来什么编什么用什么,使自己完全处于被动状态。如何充分发挥主观能动作用呢?
一是做到“两个必须”:
①必须熟悉并掌握点面情况。即既要熟悉分工部门(单位)基本情况和工作重点(出版年、记述年及其上一年度的基本信息),又要掌握全面基本情况和工作重点。只有在“知彼”的情况下,组稿工作才能取得主动权。
②必须具有策划意识和指导能力。策划强调预先性和谋略性,策划意识集中体现编纂者的主体意识和创造意识。
二是着力于“三个注重”:
①注重与重点撰稿单位的联系与交流,确保重点栏目的稿件质量。
②注重对撰稿能力较差和撰稿新手的辅导,确保全书稿件总体质量。
③注重与统计部门的沟通,要求其提供符合年鉴体例和质量标准的资料,确保数据的准确性、统一性和权威性。
三是补充“两种方式”。年鉴组稿过程中,免不了发生供稿环节脱节的情况:一是一时无法确定供稿单位,二是原定供稿单位无法提供稿件,三是供稿单位提供的稿件无法使用,四是某些重要事件或敏感事件需要入鉴而相关单位不愿提供稿件等情况。遇上述情况,按照被动式的组稿方式,势必要开“天窗”,或是持久等待。在此情况下,为了确保年鉴内容的完整性和出版时效性,需补充两种方式:
①自撰稿。《四川交通年鉴》的“四川概况”(地理区位、人口现况、历史沿革、自然资源、基础设施、经济建设等内容)和“四川交通历史与现状”栏目的稿件,就是安排本单位人员撰写的。
②特约稿。争取一些学识水平较高、写作能力较强、熟悉行业业务、热心年鉴事业的同志的支持,请他们写一些相关稿件。
3.充分利用多种资源和各种途径拓展稿源
即:①史志资料。②文献资料(领导讲话、总结报告、调研文章等)。③报刊杂志。④广播电视。⑤政务信息。⑥网络。等等。通过这些资源和渠道可挖掘各类信息,丰富并补充年鉴内容。
三、采取双重措施,提高编校质量
质量是一切产品的生命和灵魂。年鉴作为高品位的精神文化产品,其质量尤其重要。年鉴质量的高低,是通过年鉴成品来展示的。编校过程是年鉴的成品加工过程,加工环节的质量需通过“严把技术关口”和“创新管理机制”双重措施加以保障。
(一)严把技术关口
年鉴成品加工,需要重点解决问题三个问题:收录什么?如何编好?怎样校对?
1.收录内容务求实用
年鉴收录的内容是否实用,关乎其存在价值。不断增强年鉴的实用性是年鉴进行改革创新的关键所在。年鉴的内容通过资料来表现。年鉴着重收录哪些资料?从目前国内外出版的年鉴看,主要有三大类:
①一次文献。指没有经过编辑加工的原始性文件,包括法律法规和行政规章、领导讲话和公报文告等。
②二次文献。指对一次文献进行压缩、加工、整理、标识、绘制的基础上形成的文献,包括文摘、名录、统计表、照片、索引等。
③三次文献。指在占有丰富资料的基础上经过反复加工形成的文献,表现形式主要有条目和文章。尽可能运用上述多种资料表现形式,调配好比例,可达到充实年鉴内容、增强实用价值、提高编纂质量的目的。当今国内出版的专业年鉴,在资料形式运用方面还存在不少问题,较突出的是:一次文献偏多,二次文献偏少;二次文献的多种形式尚未得到有效开发利用。这样,造成年鉴表现形式单一,内容张力不足,实用价值不大。一次文献篇幅大而有效信息含量少,应加以有效控制;二次文献具有简约概括、内容直观、检索方便、篇幅小但信息量大的特点,应得到有效开发利用。因此,全书收录的资料较为合理的比例应该是:一次文献占5~8%,二次文献占30%以上,三次文献占60%左右。
2.刊用条目符合规范
条目占全书的60%左右,作为年鉴主体内容的主要表现形式,其质量在很大程度上代表年鉴的质量。因此,刊用条目符合体例规范,具有十分重要意义。年鉴条目是否符合体例规范,体现在编写和加工环节。编写和加工条目时,要认真落实条目的体例规范,其包括条目设条标准,内容要素和记述程序,以及语言、文字、称谓、时间表述、数字用法、计量单位表达、书写格式等具体规范。要防止无效信息进入条目,尽力增大条目的有效信息含量,并达到行文通用规范、方便阅读检索的需求。但从一些专业年鉴的情况看,刊用条目有失规范的现象仍较普遍,主要表现在:一是没有严格的设条标准或把握不严,选题随意性较大;二是没有具体的内容要素规范,或者即便有也未能完全落实,造成条目内容残缺和以偏概全的现象;三是没有严格的记述程序要求,部分条目达不到高度密集信息资料、方便检索的要求;四是文字表达不很得体、不尽符合国家有关规定和标准的现象较多见。对此,应采取如下三点措施:一是制定便于操作的条目编写规范;二是加强对编撰人员的业务培训;三是通过实行“三审制”,确保条目编纂质量。
3.开展校对严防差错
校对是编辑工作的继续。一般为“三校一读”。《四川交通年鉴》采取自校、互校、核校(召开全省性审稿会,请供稿单位人员对全书进行核校)和“人机结合”等多种方式,确保校对质量。
(二)创新管理机制
1.建立健全质量保障责任机制
一是建立健全分工负责制,增强各级领导责任意识。四川省交通厅在组织开展年鉴编纂工作中,要求各级各部门(单位)将年鉴工作纳入目标任务进行考核,规范地进入交通厅的管理程序,并按照厅史志总编室的要求,明确各阶段的目标和任务,层层负责,层层落实。并强调各级各部门(单位)及其分管领导对各自的编写任务负直接责任,史志总编室及其专职领导对年鉴的组织、协调、培训、指导和督促检查负直接责任,主编对全书的质量负主要责任。
二是建立健全编纂工作制度,增强编纂人员的责任意识。四川省交通厅史志总编室专门制定了《年鉴编纂、制作工作制度》,不仅要求全体编纂、制作人员必须牢固树立“立足交通,热爱交通,服务交通”的思想,努力把自己培养成“一专多能”的专业技术人才,爱岗敬业,勤奋奉献,而且对编纂和制作工作流程作了明确规定:组稿实行“栏目分工”制,要求所有组稿工作人员充分发挥各自的主观能动性和开拓创新精神;编辑实行“三审”制,对编审工作流程和各环节的责任人提出了具体而严格的要求;校对实行“五校两读”制,力求最大限度地降低出版书刊的差错率;文图版式设计和照排实行“自行负责”制,以充分利用现有的人才资源,并为单位储备各种人才。通过采取以上措施,建立了一套组稿、初审、复审、终审、校对、版式设计、激光照排等环节严密的业务工作体系;通过加强编纂工作的过程管理,使编纂工作流程上每个环节的责任人,既是监督者又是被监督者,其编纂质量和工作效率随之而处于有效的监控之下,从而极大地提高了工作人员的责任心,确保了书刊的编纂质量和出版进度。
2.建立健全质量保障激励机制
一是建立健全编纂机构内部激励机制。国以人兴,政以才治,高质量的书刊要靠人才来创造。优秀人才不仅具有创新的思维能力,而且拥有广泛的编辑出版资源,是一个单位发展的核心竞争力。加之年鉴事业要持续健康发展,更需要优秀人才作保证。要吸引人才、留住人才,并让其充分发挥作用,要努力做到以下三点:一是提高物质资本投入,使每个编辑获得相应回报,激发其工作热情;二是提高精神激励(包括关爱、表扬、信任、尊敬等非物质性激励)效力,激发编辑朝着所期望的目标努力;三是营造良好的工作环境与和谐氛围,倡导“文人相敬”、团结协作,提高编辑的生产效率。只有坚持以人为本的管理原则,全面建立个人工作和发展机会平等的用人机制、减少编纂人员心理矛盾冲突的工作机制、“奖勤罚懒”的考评机制等一套尊重人、激励人、重用人的管理机制,才能充分调动所有编纂人员的工作积极性,激发每个编纂人员的创造力,达到保证书刊质量、提高工作效率的目的。
二是建立健全编纂机构外部激励机制。主要通过两种方式:一是表彰奖励;二是物质奖励。
此外,四川省交通厅还充分利用《地方志工作条例》和《四川省地方志工作条例》这个法律武器,推动交通年鉴工作的开展。同时,成立由交通部门、史志界、年鉴界等各专业的专家、学者组成的“交通史志年鉴专家评审委员会”,对年鉴的框架、重要稿件进行评审,以促进年鉴编纂综合质量的提高。
四、重点抓住四个环节,突出书刊设计效果
图书设计是一门艺术,它在空间中传播具有民族性,在时间中传播具有时代性。它需要设计者将自己的“感知”、“认知”、“悟知”美的价值发现、对未来图书装帧艺术的审美趋向和图书市场走向的把握和预见性体现在所设计的图书中,使图书的内涵和外延更为丰富,内容与形式更加完美。目前全国出版的各类年鉴,其设计方式不外乎两种:一是自己负责,二是出版社或请专门设计公司负责。不管哪种情况,作为年鉴编辑,就要在掌握一定设计知识的基础上(图书设计是专门的学科,它包括开本、纸张、四封、扉页、内文、环衬、护封、页码、印刷、装订等整体塑造图书的过程),重视重点从以下四个方面突出年鉴设计的整体效果。
(一)彩页设计呼应框架和内文
彩页是年鉴的一个重要组成部分。它既相对独立,又与框架和内文有着密切的联系。从某种意义上说,它起着完善框架、丰富内文信息的作用。因此,设计时应呼应框架和内文。彩页表现形式是图文结合,以图为主。图片是文字的立体设计表现,相对于文字,它是具象的,也可以说是升华了的文字,更具多维性和欣赏性。因此,充分利用彩页并搞好其版式设计,对提升年鉴的整体形象有着十分重要的作用。如四川省交通厅管理的业务范围是公路和内河航运,为了支持和加强民族地区旅游基础设施的开发建设,与甘孜州共同开发贡嘎山风景区。为此,厅专门成立了四川省贡嘎山现代冰川有限公司,全面承担海螺沟旅游风景区的开发建设任务。这是交通厅的工作之一,年鉴应该加以反映。栏目好设立,但如何归类却是难题。较好的解决办法就是通过彩页来反映。这样,不仅保证了年鉴框架的全面性、内文资料的完整性,而且还以专题化、系列化、特色化的设计,达到美化书籍的效果。再如,高速公路建设、农村公路建设、航电枢纽建设等,都是交通工作的重点,其中不乏具有地域特色和时代特色的“亮点”,除了内文收录必要的信息外,通过彩页进行宣传,不仅可以对内文信息进行有效的补充,达到深度报道的效果,而且通过设立“高速公路与旅游”、“红色旅游与四川交通”、“三州通县公路”等专栏,且置于卷首,达到了“一图胜千言”的效果。
(二)内文设计体现资料层次
年鉴内容包括综合情况、动态信息、辅助资料和检索系统四个部分,收录资料分为主体资料和附属资料两类。设计时要在字体、字号上加以区别。这样,既可以体现资料层次,又可以活跃版面。
(三)插图设计做到“图随文走”
年鉴内文插图除极少数作为独立的图片条目,绝大多数作为内文的配图和补白的照片。这些配图和照片,在插入文稿时,既不能张冠李戴,更不能相互矛盾。设计时在位置上、内容上要紧随文走,其大小可根据图片的重要度、清晰度及版面的可容度而定。
(四)封面设计形成独特风格
图书封面设计,既要有文化性,又要追求时尚性,更要体现个性,形成独特的风格。随着人们生活形态的改变,审美观念也发生了巨大的嬗变。封闭的、概念化的、千篇一律的设计已经隐退,而代之以一种新的艺术形态——个性化的张扬逐渐显现。芬兰一位书籍艺术家曾如是说:图书设计是一种有纪律的狂想。即:既有个性张扬的狂想,又有文本规范的纪律。因此,封面设计应辩证地处理二者关系,遵循图书规律,给不同的图书赋予不同的个性。结合年鉴而言,就是不同种类的年鉴封面设计,不管采取什么形式、什么风格来体现,首先应忠实于内容,形式压制了内容的设计不可取;同时要在反映图书深层内涵的基础上具有鲜明的个性,以引起读者产生强烈的共鸣。
参考文献
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