品读精品年鉴 规范数据记述

杨青林

摘要:精品年鉴《贵阳年鉴(2021)》《长沙年鉴(2020)》《北京朝阳年鉴(2020)》《孝义年鉴(2020)》《连云港年鉴(2019)》等,无论是篇目框架、条目撰写,还是装帧设计、排版印刷,都有其鲜明特点;尤其是数据记述,对地方综合年鉴(以下简称年鉴)编纂工作很有帮助。年鉴质量高低,直接影响其权威性和“存史、育人、资政”功能的发挥。而决定年鉴质量的因素,除篇目框架、条目撰写、装帧设计、排版印刷外,还有就是数据的记述。数据在一定程度上更能反映一部年鉴的质量。笔者受到以上精品年鉴的启发,系统分析目前年鉴数据记述存在的共性问题,就如何规范数据采用、数据表述、概数、数据单位等,做到基础数据准、工作数据简、成果数据实,依据国家相关标准提出自己的看法。

按中国地方志指导小组办公室部署,以及四川省地方志工作办公室和成都市地方志办公室要求,笔者认真品读了《贵阳年鉴(2021)》《长沙年鉴(2020)》《北京朝阳年鉴(2020)》《孝义年鉴(2020)》《连云港年鉴(2019)》等精品年鉴。这些精品年鉴,无论是篇目框架、条目撰写,还是装帧设计、排版印刷,都有其鲜明特点;尤其是数据记述,对地方综合年鉴编纂工作很有帮助。年鉴质量高低,直接影响其权威性和“存史、育人、资政”功能的发挥。而决定年鉴质量的因素,除篇目框架、条目撰写、装帧设计、排版印刷外,还有就是数据的记述。数据在一定程度上更能反映一部年鉴的质量,但却往往被编辑们忽视。笔者受到以上精品年鉴的启发,根据自己近20年的年鉴编纂实践和参与省市年鉴审稿情况以及对全国一流年鉴的研究,系统分析目前年鉴数据记述存在的共性问题,就如何规范年鉴数据记述,依据国家相关标准提出自己的看法,与同行们进行交流。

一、数据采用

年鉴记述一个地区的方方面面,涉及数据纷繁复杂。编辑人员应视数据的实际价值决定其取舍,而不应照单全收。年鉴数据一般可分为基础数据、工作数据和成果数据。编辑人员对不同类型的数据应有不同的要求,采取不同的记述方式。

(一)基础数据要准

区域面积,人口数量,学校、医院、文体设施数量等基础数据,是一个地区历史与现状的综合反映,记述时一定要精准。但目前年鉴基础数据不准的现象比较普遍,笔者查阅了部分全国一流年鉴,情况不容乐观。如最重要且通常不会发生变化的区域面积,下级各行政区域面积合计数与上级行政区域面积不一致的情况不在少数;户籍人口也有类似情况。这些关键的基础数据不准确,严重影响年鉴的权威性。

(二)工作数据要简

在记述工作时,一些年鉴花大量篇幅去记述开多少次会,印发多少个文件,领导调研多少次,组织多少次活动,出动多少人次、多少车辆检查督导,印发多少宣传资料等,这些工作过程中的数据应有尽有、面面俱到。其实,完全没有必要,这些数据存史价值不大,我们只需记述重点即可。

(三)成果数据要实

地区生产总值,第一、二、三产业增加值,一般公共预算收入,社会消费品零售总额,外贸进出口额,固定资产投资,引进企业数,居民人均可支配收入,以及各行业主要数据等。记述这些数据是必要的,但有的年鉴分项与总数不吻合,当年年鉴数据与上年年鉴数据不协调,这就给今后续修志书埋下隐患。这一现象应当引起编辑人员尤其是主编的重视。

年鉴记述中,只有绝对数不一定能准确反映工作成就的全貌,不少数据一般还同上年比较,这是必要的;但一些年鉴,为了突出部门工作成效,除了同上年比较外,还特地与计划比较,强调完成计划的x%。其实,大可不必,尤其是税务部门,是依法征税,应收尽收,无需去强调超额完成计划多少。

(四)文字表格相结合

在记述中,尤其是经济部类,涉及大量数据,如果完全用文字记述,一是逻辑关系表述复杂,二是密密麻麻的数字造成读者阅读疲劳。最好的处理办法,是将主要数据用文字记述,一般性数据和详细数据用表格呈现。如:

【干线道路竣工项目】(原稿)盘龙寺大桥及连接线工程。全长3.2公里,路面结构形式为沥青混凝土路面,总投资3.5亿元,12月完工。白果大桥。桥梁及连接线全长1.1公里,路面结构形式为沥青混凝土路面,总投资5500万元,8月完工。成金大道青白江段。全长1.1公里,路基宽20～40米,路面结构形式为沥青混凝土路面,总投资6000万元,6月完工。绿岛四座桥。康宁桥长99.5米,宽30米;南桥长99.5米,宽18米;绿洲桥由原桥12米宽扩建为30米宽,长91米;绿岛人行桥拆除原桥面,加高桥墩75厘米后新建桥面,长90米,宽6米,总投资4000万元,7月完工。

(改稿配表)盘龙寺大桥及连接线工程、白果大桥、成金大道青白江段、绿岛四座桥(康宁桥、南桥、绿洲桥、绿岛人行桥)项目竣工,总投资5.05亿元(详见表1)

表1 2018年XX县干线道路竣工项目情况

二、数据表述

(一)“年末”“全年”“截至年末”含义不同

年鉴撰稿中,涉及数据时常常会使用“年末”“全年”“截至年末”等,但有的编辑分不清三者的区别而导致混用。其实,“年末”“全年”“截至年末”三者含义是不同的:“年末”表示此时的静态状况;“全年”表示一年的成果或总体情况;“截至年末”则表示至此时的全部成果或累计数据(可以是历年累计)。如:

前面部分讲的是年末这个时点,全国医护人员、床位状况;中间部分讲的是全年诊疗和出院人数;后面部分讲的是统计至年末的历史数据,也就是自新冠肺炎疫情发生以来的各项累计数据。三者含义不同,但在年鉴编纂中,有的撰稿人员不分具体情况,统一用“截至年末”或“至年末”。如:

截至2021年底,xx中学有初中8个班,高中6个班,共有620名学生。至12月20日,全县有户籍人口21.32万人,其中男性10.82万人、女性10.50万人。

以上数据均为某个时点的数据,所以,“截至”“至”都是多余的。

(二)增加(减少)与增长(下降)的区别

“增加(减少)”“增长(下降)”适用场合不用:增加(减少)用于表示绝对数,增长(下降)用于表示百分数。如:员工增加56人,利润减少10万元;财政收入增长12%,各种开支下降5%。但至今还有的年鉴撰稿人员分不清二者的区别,随意使用。

(三)百分数与百分点用法不同

百分数用于绝对数之间比较,百分点则用于百分数之间比较。如:x学校2021年高考一本上线率70%,比2020年提高10个百分点(2020年为60%)。如果写成提高10%,就会有歧义,既可以理解为66%,也可理解为70%,所以这种情况只有采用百分点才能准确表达。

(四)涉及数据记述的标点符

年鉴记述中,为区分不同层次的数据,应使用相应的标点,不然就会造成读者理解困难。如:

2021年全县实现地区生产总值1232.45亿元,同比增长7.1%,其中:第一产业实现增加值220.21亿元、增长6.1%;第二产业实现增加值562.08亿元、增长6.8%;第三产业实现增加值450.16亿元、增长7.8%。

总数与分项之间层次不清;另外,绝对数与增长率之间不是并列关系,不能用顿号。

《中华人民共和国2021年国民经济和社会发展统计公报》的规范写法:

(五)“同上年比较”的规范表述

不少年鉴将数据同上年比较时,习惯用“同比增长……”,其实是不准确的。

(六)三大安全指标的规范表述

不少年鉴对三大安全指标表述不准。三大安全指标指:工矿商贸企业就业人员10万人生产安全事故死亡人数,煤矿百万吨死亡人数,道路交通事故万车死亡人数。这3个指标都是死亡人数,而非死亡率,如“工矿商贸企业就业人员10万人生产安全事故死亡人数1.37人,比上年上升5.6%;煤矿百万吨死亡人数0.05人,下降23.7%。道路交通事故万车死亡人数1.57人,下降5.4%”。但有的年鉴将其写成死亡率,如“全市亿元地区生产总值安全事故死亡率0.0088”。

三、概数规范

(一)小数点后保留位数

小数点后,一般保留两位。但如果数据本身是整数或小数点后只有一位,就没必要刻意加“0”保留小数点后两位。

小数点后保留两位的惯例,与货币面额有关,货币基本单位为“元”,常用最小单位为“分”,所以财务做账必然保留小数点后两位,各种数据报表也就照此办理。年鉴中的数据,是反映基本情况和主要成就,而非财务做账,所以遇到数据较大时,为减少位数,往往在基本计量单位前加“万”或“亿”,小数点后仍保留两位。但有的年鉴,计量单位升级后,小数点后却保留了四五位,不仅没有化繁为简,反而多了小数点和“万”或“亿”,纯属画蛇添足。如:

【教育资助】区教育局全年资助学生3.7663万人次、资助资金2613.96965万元,无1人因贫失学辍学。其中,学前教育阶段3923人次,资助金额234.932万元;义务教育小学资助学生2232人次,受助资金88.225万元;初中资助学生6600人次,受助资金398.73625万元;普通高中资助学生6211人次,受助资金427.3494万元;职业高中资助学生1.865万人次,受助资金为1444.36万元;“教育圆梦”助学工程资助学生47人,受助资金20.367万元……

这种情况,应采用以下两种办法之一进行处理:一是使用基本计量单位,去掉小数点和“万”;二是通过“四舍五入”,保留小数点后两位。

(二)小数点后末位“0”的处理

小数点后末位既有本来的数字,也有数值修约形成的数字。如果小数点后末位本身就是“0”,则无需保留,如果末位修约后为“0”,则予以保留。不能像以下例子:

出台租赁补贴发放指导意见,实现包括新市民在内的住房困难群体全覆盖,全年发放租赁补贴6.60万户、1.80亿元,比2020年增长7.70%、16.10%;累计向37.50万户困难家庭发放租赁补贴5.70亿元。

不可能每个数值修约形成的小数点后末尾都是“0”,显然,数据是有问题的,应核实修正。

(三)概数用词

年鉴撰稿中常用“约”“近”“余”“多”“左右”等表示概数,但这些词不能同时使用,如不能说“近320人左右”。

个位为“0”,后面有“余(多)”时表示概述,如“80余人”;但如果个位是其他数,后面就不能有“余(多)”,如不能说“83余人”。

“超过”“以上”“低于”“以下”表示限度,是一个范围,而非概数用词;但有的年鉴,编辑将其用来表示概述。如“2021年,居民人均可支配收入43200元以上,全县地区生产总值超过980亿元”,本意应该是:2021年,居民人均可支配收入43200余元,全县地区生产总值980余亿元。虽然总结报告或媒体报道中,也常用“超过”“以上”等词表述数据,但年鉴编纂中慎用为好,一是从理论上讲,“超过”“以上”是无上限的;二是带有一定的感情色彩。

四、数据单位

(一)组合单位

年鉴撰稿中,涉及活动、会议等,有的人不只参加一次,如果计量单位用“人”,则不能准确反映参加活动(会议)人员的情况,所以一般使用“人次”;但往往出现“人(次)”“人/次”等错误写法。“”表示“或”,如“年末全国共有档案馆4233个,已开放各类档案18931万卷(件)”;“/”表示“每”,《国际单位制及其应用》还明确规定,“单位符号中的斜线(/)不能超过一条”,所以在表述每人每月的费用时,不能写成“x元/人/月”,而应写成“x元/(人·月)”。

(二)表格中的计量单位

年鉴表格中,计量单位情况复杂,一些编辑标注随意,影响表格的感观,甚至使读者产生歧义。按国家相关规范,表格中的计量单位应分不同情况,采用不同的标注方式:如只有一个计量单位,则将其放在表格右上方(如表2);如有几组计量单位,则将他们分别括注在表头对应栏目内(如表3);如是完全不同的计量单位,则列“单位”栏或将单位括注在相应数据后面(如表4)。

参考资料:

《中华人民共和国2021年国民经济和社会发展统计公报》

来源:四川省地方志工作办公室

作者:杨青林(高级工程师,成都市武侯区人民政府办公室一级调研员,成都市武侯区地方志办公室原主任,《武侯区志(1990—2005)》主编,《武侯年鉴》原主编)