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关于印发《四川省地方志工作办公室 公文处理实施办法》等制度的通知

作者: 来源:四川省地方志工作办公室 发布时间:2018-07-24 浏览次数: 【字体:

机关各处、四川年鉴社:

《四川省地方志工作办公室公文处理实施办法》《四川省地方志工作办公室印章管理规定》《四川省地方志工作办公室保密工作制度》《四川省地方志工作办公室职工请休假规定》已经2018年7月16日第6次主任办公会议审议通过。现印发你们,请遵照执行。

特此通知。

              

四川省地方志工作办公室

                                   2018年7月20日

 

四川省地方志工作办公室公文处理实施办法

(2018年7月16日主任办公会议审议通过)

第一章  总则

第一条   为推进公文处理工作制度化、规范化、科学化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),制定本办法。

第二条   公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条   综合处是办公文处理工作的管理机构,并对直属单位公文处理工作进行业务指导和监督检查。

第四条   办机关、直属单位公文处理工作适用本办法。

第二章  公文种类

第五条  办常用公文主要包括通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等,按行文关系分上行文、平行文、下行文。

第六条  向上级机关行文一般用请示、报告、意见等文种,同级或不相隶属单位之间行文一般用函、意见等文种,对下级单位行文一般用通知、通报、意见、批复等文种。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期等组成。

(一)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份在“〔〕”内标注全称;发文顺序号不加“第”,不编虚位。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(二)签发人。上行文标注。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,与发文字号平行,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋字,签发人姓名用三号楷体字标注。

(三)标题。由发文机关名称、事由和文种组成,应准确简要概括公文主要内容并标明公文种类。一般用二号小标宋字分一行或多行居中排布,使用梯形或菱形排列。除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号。

(四)主送机关。公文主要受理机关,使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。用三号仿宋字编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行仍顶格,最后一个单位后标全角冒号。

(五)正文。公文主体,用来表述公文内容。首页必须显示正文,使用三号仿宋字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

(六)附件说明。公文附件的顺序号和名称。一般在正文下空一行左空二字位置用仿宋体编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上行附件名称的首字对齐。

(七)发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。单一机关行文时,在成文日期之上、以成文日期为准,用仿宋字居中编排发文机关署名。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置。

(八)成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。一般右空四字编排于发文机关署名之下,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(九)附注。公文印发传达范围等需说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十)附件。公文正文的说明、补充或参考资料。附件应另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。

(十一)抄送机关。除主送机关外需执行或知晓公文内容的其他机关,使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排在公文最后一页的下方位置。一般用四号仿宋字,在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

第八条  排版一般每页22行,每行28字,撑满版心。特定情况可作适当调整。无特殊说明,公文格式各要素的字体和字号一般采用三号仿宋字。

第九条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按国家有关标准和规定执行。

(一)引用公文应先引标题,后引发文字号,再次引用可直接引文号;文中日期应写明具体的年、月、日。

(二)文中结构层次序数,依次可用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字标注。

(三)使用国家法定计量单位。

(四)文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。

(五)文中数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、修辞语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

 第四章  行文规则

第十条  行文应确有必要,讲求实效,控制数量。党内法规和国家法律有明确规定的,不再制发文件。现行公文仍适用的,不再重复发文。已标注公开发布的不再翻印。

第十一条  行文应遵循以下规则:

(一)向上级机关行文,原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

请示应一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

除上级机关负责人直接交办事项外,不得向上级机关负责人报送公文,不得以单位负责人名义向上级机关报送公文。

直属单位的请示事项,如需以办名义向上级机关请示,应提出倾向性意见后上报,不得原文转报。

(二)向下级机关行文,主送受理单位,根据需要抄送相关单位。办可向市(州)政府相关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,不得向市(州)政府发布指令性公文或在公文中提出指令性要求。

(三)办可向省直部门平行行文,与省直有关部门联合行文。

第十二条  除综合处外,办内设机构不对外正式行文,不得制发政策性和规范性文件或审批应由办审批的事项。

直属单位一般不得越级行文。因特殊情况须越级行文,应抄送办机关。

第五章  公文拟制

第十三条  公文起草应做到:

(一)符合党的路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

第十四条  公文起草后,主办处负责人应审核,对公文内容负责。

第十五条  起草公文涉及办其他处业务的,主办处应主动协商、会签,取得一致意见后行文。

经协商不能取得一致意见的,主办处应列明各方意见、理由和依据,提出建设性意见,报办领导协调或裁定。

第十六条  起草公文涉及省直其他部门职权范围的,应商同意或征求意见。会签前,办领导先审签,再送有关部门会签。会签意见返回,对起草公文作相应调整的,应再送办领导审签。

第十七条  对外单位主办的联合行文和外单位送来会签的公文,主办处应提出会签意见,报办领导审签后,将会签文稿复印备查。

第十八条  公文签发前,综合处应审核文稿。重点审核是否符合党的路线方针政策和国家法律法规,文种是否正确,格式是否规范,涉及其他部门职权事项是否征求意见等。

经审核,对符合规定的文稿,综合处按程序报签。对需进一步研究和修改的公文,由主办处修改后重新报送。

第十九条  公文按政府信息公开有关规定确定公开属性,除涉密公文或有特殊要求外,应主动公开。涉密公文由综合处提出密级和保密期限初步意见,办保密工作领导小组审核定密。

第二十条  以办党组名义印发的公文,由办党组书记签发。以办名义印发的上行文,由主任签发。平行文及下行文可由办分管领导签发。其中,发展规划、工作要点等重要事项和规章制度、实施意见等重要规范性公文,经分管领导审核后,由主要领导签发。

直属单位上报公文,由直属单位主要负责人签发。

签发人签发公文,应签署意见、姓名和完整日期;圈阅或签名的,视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

第二十一条  文稿签发后即为定稿,不得改动。确需作实质性修改的,应提请签发人复审并签名。

第六章  公文办理

第二十二条  收文办理主要程序:

(一)签收登记。收到的公文由综合处签收登记,记载公文的主要信息和需办理情况,并注明签收时间。

(二)传阅分送。综合处对来文提出处理意见,报办领导阅知或批示。根据办领导批示,阅知性公文送办领导和相关处(直属单位)阅知;批办性公文送相关处(直属单位)办理。传阅应随时掌握去向,不得漏传、误传、延误。

(三)承办答复。各处(直属单位)按公文内容、要求和工作需要进行办理。对交办公文应及时办理,有明确时限要求的应在规定时限内完成。对人大代表的议案和政协委员的提案,按照人大、政协机关规定的程序、时限、格式等要求办理。所有公文办结后应将文件及注明办理结果的文件处理签统一交综合处存档。

第二十三条  发文办理主要程序:

(一)复核。公文印制前,综合处复核审批手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。不符合要求的不予缮印。

(二)登记。复核后的公文,综合处统一编排文号,明确分送范围和印制份数并记载。

(三)校对。主办处应提供需印制公文的电子版本,并以签发公文原稿为蓝本,同清样进行校对。

(四)印制。对准备就绪的公文,文印室按规定的标准格式统一印制。涉密公文,按相关保密要求办理。

第七章  公文管理

第二十四条  密级文件一般不得复制。确因工作需要复制机密级、秘密级文件的,应符合有关规定并经办主要领导批准。绝密级文件不得复制。

第二十五条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第二十六条  涉密公文通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或符合国家保密规定的计算机信息系统传输。

第二十七条  公文应及时建档归档,不得随意堆放。没有归档和存查价值的公文,经鉴别登记形成销毁清单并经综合处负责人签字,分管领导批准,可定期销毁。签字的销毁公文清单纳入公文收文登记编号,作为永久保留资料留档备查。

第二十八条  工作人员离岗离职时,所在处应督促其将暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

第八章  附则

第二十九条  自我办正式运用四川省一体化协同办公系统之日起,网上办公系统公文处理各个环节所签署的意见、建议均视为正式意见,具有与亲笔签署同等效力。

第三十条    本办法由综合处负责解释,自印发之日起施行。过去有关公文处理规定予以废止。

 

四川省地方志工作办公室印章管理规定

(2018年7月16日主任办公会议审议通过)

第一章  总则

第一条  为进一步规范我办各类印章的使用和管理,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号),结合工作实际,制定本规定。

第二条  本规定所指印章,包括党组印章、行政印章(含钢印)、机关党委印章、机关工会印章、综合处印章、业务专用印章等。

第三条  综合处负责印章管理、刻制并监督使用。

第二章  印章使用、审批

第四条  “中共四川省地方志工作办公室党组”印章使用范围及审批:

(一)以党组名义上报或下发的公文用印,由党组书记审批。

(二)干部任免审批表用印,由分管干部人事工作党组成员审批。

(三)其他事由需用印的,均由党组书记审批。

第五条  “四川省地方志工作办公室”印章使用范围及审批:

(一)我办制发的公文、与有关部门联合制发的公文用印,由公文签发领导审批。

(二)各类协议书、承诺书、合同等契约用印,由主要领导审批。

(三)以我办名义对外提供的各种材料、资料、数据用印,由分管领导审批。

(四)以我办名义颁发的资格证书、荣誉证书、奖状等证明文书用印,由综合处负责人审批。

(五)我办介绍信用印,由综合处负责人审批。

(六)外单位向上级或其他部门上(申)报计划、项目、申请补助等,需经我办认可或同意的有关文书用印,由分管领导审批。

(七)按规定需单位证明的个人事项用印,由综合处负责人审批。

(八)经办领导、综合处负责人批准的其他用印事项。

第六条  “四川省地方志工作办公室”钢印使用及审批:

(一) 工作证、退休证用印,由综合处负责人审批。

(二)需加盖钢印的其他证书用印,由综合处负责人审批。

第三章  用印审查

第七条  用印由印章管理员进行审查,符合本规定方可用印,否则不得用印;公文用印应带原稿,按规定份数盖章,多余份数不予盖章;空白纸张不得盖章;对用印过程中发现疑问的,印章管理员应先暂停用印,及时报告综合处负责人处理。

第三章  用印登记

第八条  综合处设置用印登记簿,对所需加盖印章的事项进行逐一登记,注明用印日期、部门、内容、审批人、经办人等,以便备查。

第四章  印章刻制

第九条  印章刻制,须经综合处负责人审核,主要领导审批,到公安机关备案后,凭我办组织机构代码证复印件等资料,到定点单位刻制,发文起用。

第五章  印章保管

第十条  印章由综合处指定专人保管(监印),印章必须存放在加锁保密柜中,保管(监印)人如外出,由综合处指定专人代管。

第十一条  印章原则上不能携带出办公室使用,特殊情况需外带使用的,由综合处负责人批准并派人监印。

第十二条  机关党委、机关工会、综合处印章及业务专用印章管理,参照本规定执行。

第六章  附则

第十三条  本规定由综合处负责解释,自印发之日施行。过去有关印章管理规定予以废止。


 四川省地方志工作办公室保密工作制度

(2018年7月16日主任办公会议审议通过)

为加强机关保密工作,根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密实施办法》及省保密工作有关规定,结合工作实际,制定本制度。

一、保密机

(一)成立保密工作领导小组,办主要领导任组长,分管领导任副组长,各处负责人为成员。下设保密办公室,由综合处处长、分管副处长、机要人员组成,负责日常保密工作。

(二)严格涉密人员管理,强化上岗前审查与培训,在岗期间,要对其政治态度、思想状况和工作表现定期考察,对不符合保密要求的及时调离。严肃出国(境)审批及离岗离任载体清退。

二、涉密文件接收与管理

(一)接收的涉密文件由综合处机要人员统一登记、保管。

(二)需办理的涉密文件,由机要人员根据办领导签批意见,及时送承办处负责人阅文后收回;传阅文件严格按文件规定传达范围组卷传阅。阅文过程严格履行签收登记手续,不得横向传阅,所有涉密文件阅文当日必须退还机要人员处。

(三)借阅、查询涉密文件,须经分管领导批准,履行查阅登记手续后方可查阅。所有涉密文件不得抄录、复印、拍照、录像等。确因工作需要复印的,须经主要领导同意,并经制发机关批准。复印件要视同原件密级进行管理。

(四)因工作需要,确需携带涉密文件外出的,须经主要领导同意,由机要人员陪同,机要交换车辆护送,确保送文安全。

(五)学习传达涉密文件时,参会人员禁止携带手机,不得通过互联网传输涉密文件。

三、涉密文件制发

(一)我办主要领导及综合处负责人为“定密责任人”。对确需制发的国家秘密事项, 综合处提出拟办意见,经主要领导同意后制发。

(二)涉密文件制发须严格遵守保密制度,确保印制过程中的安全。印制密件,必须按批准份数印制,不得多印、私留,印制中的校样、半成品、印板、废品等应当按规定及时销毁,需要保留的移动存储设备应当按密件保管。密件印制完成后,须以机要渠道送到交办单位。

四、机要室安全管理

(一)机要室内严禁吸烟、拍照、录像等,无关人员不得随意进出机要室。

(二)机要室涉密计算机密码由机要人员使用和保管,不得告知他人。每周须对涉密计算机进行查杀病毒处理,确保正常使用。

(三)涉密计算机收文、处理公文要严格做好登记,禁止将涉密文件复制到移动存储设备带出,存储过涉密文件的介质要及时销毁。

(四)机要人员定期对机要室的内、外环境进行检查,并做好日志记录。

五、保密考核

(一)各处、直属单位认真做好保密自查自评工作,保密检查考核结果作为年度工作评价的一项重要内容。

(二)对出现失泄密情况的个人实行一票否决,取消其年终评优资格并追究相关责任。

六、本制度由综合处负责解释,自印发之日起施行。过去有关保密工作制度予以废止。

 

 四川省地方志工作办公室职工请休假规定

(2018年7月16日主任办公会议审议通过)

 根据《中华人民共和国劳动法》《职工带薪年休假条例》《女职工劳动保护特别规定》《国务院关于职工探亲待遇的规定》《财政部关于职工探亲路费的规定》等法律法规及有关规定,结合工作实际,制定本规定。

一、请假规定

(一)病假

职工因病不能坚持正常工作,可请病假。请病假需持二甲以上医疗机构出具的病假证明。

职工请病假1天的,由处负责人批准;1天以上的,经处负责人同意后报请分管领导批准;各处负责人请病假经分管领导审核,报请主要领导批准并送综合处备案。

职工一年内病假累计超过6个月的,不参加当年年度考核,不确定考核等次。病假期间工资待遇按《中华人民共和国劳动法》相关规定执行。

(二)事假

事假是指职工因私事请假,经组织批准的假期。

职工请事假,有年休假的应先使用年休假,只有在年休假已休完的情况下,才能请事假。

职工请事假半天的,由处负责人批准;半天以上的,经处负责人同意后报请分管领导批准;各处负责人请事假经分管领导审核,报请主要领导批准并送综合处备案。

旷工或因公外出请假期满无正当理由逾期不归,连续超过15天,或一年内累计超过30天的,予以辞退。

二、休假规定

(一)公休日

职工每周享受周六、周日两天公休日。

(二)国家法定节假日

1.全体职工放假的节日

每年元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节,职工享受国家规定的节假日天数。

2.部分职工放假的节日及纪念日

(1)妇女节(3月8日),女职工放假半天,单位组织集体活动的不再另外放假。

(2)青年节(5月4日),28周岁以下的职工放假半天,单位组织集体活动的不再另外放假。

(三)年休假

职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。公休日、国家法定节假日不计入年休假假期。

各处要根据工作实际情况统筹兼顾安排处内人员轮流休年休假,不跨年度安排。休年休假1天的,由处负责人批准;1天以上的,经处负责人同意后报请分管领导批准;各处负责人休年休假经分管领导审核,报请主要领导批准并送综合处备案。

职工有下列情形之一的,不享受当年的年休假:

1.职工请事假累计20天以上,单位按照规定未扣工资的。

2.累计工作满1年不满10年的职工,请病假累计2个月以上的。

3.累计工作满10年不满20年的职工,请病假累计3个月以上的。

4.累计工作满20年以上的职工,请病假累计4个月以上的。

当年享受了年休假以后,其病假、事假达到本条第1、2、3、4其中一条规定的,不再享受下一年度的年休假。

(四)探亲假

凡工作满一年的职工,与配偶或父母不住在一起,又不能在公休日团聚的,可享受探亲假。探亲假假期包括公休日和国家法定节假日。

1.职工探望配偶,每年可享受一次探亲假,假期30天。

2.未婚职工探望父母,原则上每年享受探亲假一次,假期20天。如工作需要,当年不能探望或本人自愿两年探望一次的,可两年合并享受探亲假一次,假期45天。

3.已婚职工探望父母,每4年享受探亲假一次,假期20天。

4.根据探亲地远近,给予路程假。

职工请探亲假经处负责人审核,报请分管领导批准。各处负责人请探亲假经分管领导审核,报请主要领导批准并送综合处备案。

职工探望配偶和未婚职工探望父母的往返路费,由所在单位负担,已婚职工探望父母的往返路费在本人月标准工资30%以内的,由本人自理,超过部分由所在单位负担。探亲往返车船费报销标准按《财政部关于职工探亲路费的规定》(〔81〕财事字第113号)文件规定执行。

(五)婚假

职工结婚,享受婚假。婚假为5天,职工结婚时双方不在一地工作的,根据路程远近给予路程假。公休日、国家法定节假日不计入婚假假期。

职工请婚假,经处负责人同意后报请分管领导批准,同时送综合处备案。

(六)产假

1.产检假。

(1)怀孕第1至第6个月,可享受1天假期。

(2)怀孕第6和第7个月,每个月可享受1天假期。

(3)怀孕第8个月,可享受2天假期。

(4)怀孕9个月以上,可享受4天假期,但其中2天已包括在预产假中。

2.产假。

(1)女职工生育享受158天产假,其中产前可休假15天;难产的,增加产假15天;生育多胞胎的,每多生育1个婴儿,增加产假15天。

(2)女职工怀孕未满4个月流产的,享受15天产假;怀孕满4个月流产的,享受42天产假。

(3)产假假期包括公休日和国家法定节假日。

(4)女职工哺乳时间按《女职工劳动保护特别规定》执行。

(5)男职工可享受20天护理假。

女职工请产检假、男职工请护理假经处负责人审核,报请分管领导批准。女职工请产假,经处负责人审核,分管领导同意后报请主要领导批准,同时送综合处备案。

(七)丧假

职工的亲属(父母、配偶父母、配偶、子女)死亡后,职工可请丧假料理丧事。丧假为5天,去外地料理丧事的,根据路程远近给予路程假。公休日、国家法定节假日不计入丧假假期。

职工请丧假,经处负责人同意后报请分管领导批准,同时送综合处备案。

三、其他

(一)职工请假、休假,均需填写请假申请单,逐级审批。批准后本人应及时将请假申请单交处负责人,各处应将职工请假申请单按月交综合处备案。综合处年底对职工请假、休假情况予以公布。

(二)无法事先履行请假手续的,应及时告知处负责人,处负责人应向分管领导或主要领导报告。请假职工事后及时补办请假手续。

(三)职工请假、休假,必须做好工作交接。职工在公休日、节假日、请休假期间,如因工作需要或遇特殊紧急情况,应自觉服从组织安排,提前结束休假,事后安排补休。

四、本规定由综合处负责解释。

五、本规定自印发之日起施行,过去有关职工请休假规定予以废止。

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